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秘書室

秘書室(預算員額:24人):文書、檔案、出納之管理與法制及公關等業務及不屬於其他各單位事項
秘書室
秘書室員工業務職掌
 職稱預算員額數聯絡電話工作項目
主任
鄭淑芬
127297668轉6040
  1. 綜理、監督秘書室業務。
  2. 研考一條鞭之人員,綜理管考業務。
  3. 其他臨時交辦事項。
文書股
職稱預算員額數聯絡電話工作項目
股長
王永圳
127297668轉6058
  1. 綜理、監督秘書室業務。
  2. 研考一條鞭之人員,綜理管考業務。
  3. 其他臨時交辦事項。
陳科員127297668轉6041
  1. 辦理本局一般法制事項、擔任法制窗口及國家賠償業務。
  2. 辦理本局人民申請案件列管。
  3. 兼辦局週報資料彙整作業。
  4. 其他臨時交辦事項。
邱書記127297668轉6079
  1. 辦理歸檔公文檔案管理業務(人事室、政風室、救護科、火調科、第一大隊、第二大隊、第三大隊)。
  2. 辦理年度檔案清查業務。
  3. 協助承辦人機密檔案解降密。
  4. 其他臨時交辦事項。
于科員127297668轉6067
  1. 辦理歸檔公文檔案管理業務(災害搶救科、減災規劃科、資通作業科)。
  2. 辦理機密檔案管理作業。
  3. 辦理檔案鑑定會議及本局檔案保存年限區分表修訂業務。
  4. 辦理檔管綜合業務(年度績效評量、月報表、日報表、表單彙整、檔案目錄彙送)。
  5. 其他臨時交辦事項。
張書記127297668轉6045
  1. 擔任秘書室登記桌,負責公文之登錄、稽催、傳遞、結案、歸檔等工件。
  2. 擔任本室財產管理人,負責財產及物品管理業務;承辦綜合業務(如辦理加班費、值日費、交通費(包含每月清冊核章)、子女教育補助費、子女獎學金等經費申請等。
  3. 辦理公務出國報告案作業。
  4. 知識管理平台業務。
  5. 辦理委託研究計畫案作業。
  6. 辦理創意提案會報提報相關作業。
  7. 其他臨時交辦事項。
盧書記127297668轉6074
  1. 負責本局電子公文收文、分文作業。
  2. 市政會議之公文收文、登錄、分文作業。
  3. 負責每日收文登記表儲存及收文核對報表檢核。
  4. eClient 電子交換系統收文封存。
  5. 全局送市府陳(判)核公文及送會各局處公文之相關作業。
  6. 市民及有關單位之公文查詢。
  7. 其他臨時交辦事項。
書記(待補)
由吳約僱書記代理
127297668轉6075
  1. 負責本局紙本公文收文、分文及電腦登錄及掛號、普通信件整理。
  2. 單一陳情系統之公文簽收、分文及電腦登錄。
  3. 負責每日列管案件(人民陳情、申請案件、行政救濟案件等)之列管解除作業。
  4. 負責各局處會簽公文(本局受會案件)之收文相關作業。
  5. 市民及有關單位之公文查詢。
  6. 其他臨時交辦事項。
蔡辦事員(留職停薪)
由林約僱科員代理
127297668轉6081
  1. 公文月報表管理、檢核及列管、定期公文稽核、逾期公文缺失案件分析、電子公報系統。
  2. 負責科室信箱。
  3. 承辦綜合業務(生日禮卷名冊核對及加菜金、文康活動…等。
  4. 無紙化會議系統推動計畫。
  5. 辦理消防署月刊業務。
  6. 辦理電話服務禮貌業務。
  7. 其他臨時交辦事項。
羅科員127297668轉6046
  1. 公文減量執行方案
  2. 辦理局務會議資料彙整、司儀及紀錄。
  3. 規劃、辦理登記桌及公文講習資料彙整及紀錄、業務流程改造作業及不定期公文稽核。
  4. 辦理本局性別平等專案小組會議資料彙整、司儀及紀錄及協辦性別平等相關業務。
  5. 辦理市政資料庫申請及使用管理作業。
  6. 其他臨時交辦事項。
陳書記127297668轉6072
  1. 辦理火預科、訓練中心、第一大隊、第四大隊、政風室、會計室、火調科及督察室電子發文及紙本發文作業。
  2. 辦理發文公文點收、歸檔作業。
  3. 辦理市府紙本公文交換之事項。
  4. 辦理關防監印作業。
  5. 辦理電子公文隔天eclient檢核處理。
  6. 辦理電子公文節能減紙績效填報表提供。
  7. 其他臨時交辦事項。
林書記(由鍾約僱書記代理)127297668轉6073
  1. 辦理秘書室、救災救護指揮中心、資通作業科、減災規劃科、整備應變科、緊急救護科、綜合企劃科、人事室、災害搶救科、第二大隊、第三大隊電子發文及紙本發文作業。
  2. 辦理發文公文點收、歸檔作業。
  3. 辦理市府紙本公文交換之事項。
  4. 辦理關防監印作業。
  5. 辦理電子公文隔天eclient檢核處理。
  6. 其他臨時交辦事項。
范助理管理師127297668轉6078
  1. 辦理歸檔公文檔案管理業務(整備應變科、救災救護指揮中心)、大直檔案室永久檔案整理業務及檔案銷毀業務。
  2. 檔案室附件另存系統管理及資料更新。
  3. 辦理年度檔案卷盒採購及小額採購業務。
  4. 辦理公文影像檔案管理系統維護作業。
  5. 辦理檔案應用宣導活動及相關業務。
  6. 辦理局本部7樓及B2樓、大直分隊5樓、東湖分隊4樓、舊莊分隊6樓等庫房及檔案室之硬體設施維護及管理;義消古亭分隊及劍潭分隊檔案室硬體設施規劃與管理。
  7. 其他臨時交辦事項。
黃書記127297668轉6076
  1. 辦理歸檔公文檔案管理業務(綜合企劃科、會計室、訓練中心、第四大隊)。
  2. 辦理年度檔案清查作業。
  3. 協助承辦人機密檔案解降密。
  4. 檔案庫房溫溼度與每日例行性檢查紀錄。
  5. 辦理替代役管理業務。
  6. 其他臨時交辦事項。
書記(待補)
由許約僱書記代理
127297668轉6066
  1. 辦理歸檔公文檔案管理業務(火災預防科、秘書室、督察室)。
  2. 協助辦理年度檔案清查作業。
  3. 協助承辦人機密檔案解降密作業。
  4. 其他臨時交辦事項。
工友
羅先生
127297668轉6071
  1. 辦理全局公文郵寄作業。
  2. 辦理市府、消防署交換公文作業。
  3. 辦理送會市府各局處公文之事項。
  4. 辦理送批急件公文事項。
  5. 其他臨時交辦事項。
施科員127297668轉6008
  1. 支援局長室
公關事務股
職稱預算員額數聯絡電話工作項目
股長
吳秋菊
127297668轉6085
  1. 綜理公關事務股業務。
  2. 研考一條鞭人員,綜理管考業務。
  3. 市政會議資料及主秘會議資料接收、整理及市長裁指示事項追蹤列管。
  4. 永續發展委員會、海綿城市相關事宜。
  5. 需跨機關協調或權責爭議案件調查列管。
  6. 防災演習接待工作規劃、119慶祝大會接待及其他準備工作。
  7. 其他臨時交辦事項。
邱書記127297668轉6042
  1. 中央一般性基本設施補助計畫及年度施政計畫管考、查證及評核。
  2. 年度關鍵績效指標評核及年度策略地圖暨平衡計分卡編修及管考。
  3. 機關業務相關團體座談會管考、友善英文城市及英文新聞稿審稿。
  4. 市政白皮書管考及員工滿意度分析報告。
  5. 內部控制風險評估。
  6. 研考一條鞭相關案件(窗口)。
  7. 其他臨時交辦事項。
張書記127297668轉6082
  1. 年度施政計畫研擬及管考、施政報告、績效報告及大事紀。
  2. 消防局年報、臺北市年鑑、政府出版品管理、臺北畫刊、Upaper相關公文。
  3. 影視協拍及新聞業務(含觀傳局交辦業務、發言人室業務)。
  4. 雙北合作交流平台、北基、北宜、北桃合作案。
  5. 城市競爭力、國內外城市評比、雜誌調查、市政建設相關民意調查。
  6. 公關事務及市政行銷業務。
  7. 其他臨時交辦事項。
甘科員(留職停薪)
由林約僱科員代理
127297668轉6083
  1. 議會業務(含開議準備工作【如秘書處調查審議案、研考會通知更新前次會期資料等】、議會報告及質詢資料提報及側記、議會案件交辦、列管。
  2. 本府首長共識營。
  3. 其他臨時交辦事項。
書記(待補)
由曾約僱書記代理
127297668轉6048
  1. 單一陳情系統、消防局信箱及市民論壇、密機信件及局長室交辦案件處理及列管。
  2. 監察案件處理、列管。
  3. 區里建議案件管制。
  4. 預算執行進度列管。
  5. 公民參與業務專責窗口。
  6. 其他臨時交辦事項。
魏科員(留職停薪)
由陳約僱科員代理
127297668轉6089
  1. 向往來銀行申請開戶、印鑑變更。
  2. 二代健保個人負擔申報。
  3. 辦理各項所得扣繳申報。
  4. 收押標金、履保金、保固金並開立相關收據。
  5. 依會計室開立支出憑證開具支票支付。
  6. 款項收入及撥付事宜。
  7. 其他臨時交辦事項。
傅隊員127297668轉6084
  1. 薪資管理:員工薪津、年終獎金、考績獎金、晉級補發、休假相關補助費、及其餘各項補助費。
  2. 代扣繳薪資及各項轉發費用。
  3. 收押標金、履保金、保固金並開立相關收據。
  4. 依會計室開立支出憑證開具支票支付。
  5. 款項收入及撥付事宜。
  6. 其他臨時交辦事項。
鄭隊員127297668轉6087
  1. 現金、票據、收據、有價證券之收付及保管。
  2. 至銀行辦理各項繳款及提領事宜、款項收入及撥付事宜。
  3. 每日收支傳票之登帳、結帳及對帳。
  4. 出納業務日報表、月報表及帳務差額解釋表。
  5. 收押標金、履保金、保固金並開立相關收據。
  6. 設定郵局及銀行匯款及上傳文件。
  7. 其他臨時交辦事項。
曾辦事員127297668轉6043
  1. 議會業務(含開議期間各類通報、議會備詢資料彙整、議會敘獎簽辦及議員參訪事宜)
  2. 彙整市長裁指示事項、局(週)報主席指裁示事項、員工座談會及消防員工作權益促進會列管事項。
  3. 精實管理及零基預算。
  4. 其他臨時交辦事項。
劉辦事員127297668轉6532
  1. 支援綜和企劃科
林科員127297668轉6043
  1. 支援會計室