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秘書室

秘書室(預算員額:24人):文書、檔案、出納之管理與法制及公關等業務及不屬於其他各單位事項

秘書室
秘書室員工業務職掌
職稱 預算
員額數
工作項目 聯絡電話
主任
鄭淑芬
1
  1. 綜理、監督秘書室業務。
  2. 研考一條鞭之人員,綜理管考業務。
  3. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6040
文書股
職稱 預算
員額數
工作項目 聯絡電話
股長
王永圳
1
  1. 綜理文書股業務。
  2. 辦理政府服務品質獎相關彙辦作業。
  3. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6058
陳科員
 
1
  1. 辦理本局一般法制事項、擔任法制窗口及國家賠償業務。
  2. 辦理本局人民申請案件列管。
  3. 兼辦局週報資料彙整作業。
  4. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6041

邱書記
 
支援人力
  1. 辦理歸檔公文檔案管理業務(人事室、政風室、救護科、火調科、第一大隊、第二大隊、第三大隊)。
  2. 辦理年度檔案清查業務。
  3. 協助承辦人機密檔案解降密。
  4. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6079
于科員 1
  1. 辦理歸檔公文檔案管理業務(災害搶救科、減災規劃科、資通作業科)。
  2. 辦理機密檔案管理作業。
  3. 辦理檔案鑑定會議及本局檔案保存年限區分表修訂業務。
  4. 辦理檔管綜合業務(年度績效評量、月報表、日報表、表單彙整、檔案目錄彙送)。
  5. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6067
張書記 1
 
  1. 擔任秘書室登記桌,負責公文之登錄、稽催、傳遞、結案、歸檔等工件。
  2. 擔任本室財產管理人,負責財產及物品管理業務;承辦綜合業務(如辦理加班費、值日費、交通費(包含每月清冊核章)、子女教育補助費、子女獎學金等經費申請等。
  3. 辦理公務出國報告案作業。
  4. 知識管理平台業務。
  5. 辦理委託研究計畫案作業。 
  6. 辦理創意提案會報提報相關作業。
  7. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6045
盧書記 1
  1. 負責本局電子公文收文、分文作業。
  2. 市政會議之公文收文、登錄、分文作業。
  3. 負責每日收文登記表儲存及收文核對報表檢核。
  4. eClient 電子交換系統收文封存。
  5. 全局送市府陳(判)核公文及送會各局處公文之相關作業。
  6. 市民及有關單位之公文查詢。
  7. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6074
許書記 1
  1. 負責本局紙本公文收文、分文及電腦登錄及掛號、普通信件整理。
  2. 單一陳情系統之公文簽收、分文及電腦登錄。
  3. 負責每日列管案件(人民陳情、申請案件、行政救濟案件等)之列管解除作業。
  4. 負責各局處會簽公文(本局受會案件)之收文相關作業。
  5. 市民及有關單位之公文查詢。
  6. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6075
蔡辦事員 1
  1. 公文月報表管理、檢核及列管、定期公文稽核、逾期公文缺失案件分析、電子公報系統。
  2. 負責科室信箱。
  3. 承辦綜合業務(生日禮卷名冊核對及加菜金、文康活動…等。
  4. 無紙化會議系統推動計畫。
  5. 辦理消防署月刊業務。
  6. 辦理電話服務禮貌業務。
  7.  其他臨時交辦事項。
27297668轉6081
羅科員 1
 
  1. 公文減量執行方案
  2. 辦理局務會議資料彙整、司儀及紀錄。
  3. 規劃、辦理登記桌及公文講習資料彙整及紀錄、業務流程改造作業及不定期公文稽核。
  4. 辦理本局性別平等專案小組會議資料彙整、司儀及紀錄及協辦性別平等相關業務。
  5. 辦理市政資料庫申請及使用管理作業。
  6. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6046
陳書記 1
  1. 辦理火預科、訓練中心、第一大隊、第四大隊、政風室、會計室、火調科及督察室電子發文及紙本發文作業。
  2. 辦理發文公文點收、歸檔作業。
  3. 辦理市府紙本公文交換之事項。
  4. 辦理關防監印作業。
  5. 辦理電子公文隔天eclient檢核處理。
  6. 辦理電子公文節能減紙績效填報表提供。
  7. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6072
林書記(由鍾約僱書記代理) 1
  1. 辦理秘書室、救災救護指揮中心、資通作業科、減災規劃科、整備應變科、緊急救護科、綜合企劃科、人事室、災害搶救科、第二大隊、第三大隊電子發文及紙本發文作業。  
  2. 辦理發文公文點收、歸檔作業。
  3. 辦理市府紙本公文交換之事項。
  4. 辦理關防監印作業。
  5. 辦理電子公文隔天eclient檢核處理。
  6. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6073
范助理管理師 1
  1. 辦理歸檔公文檔案管理業務(整備應變科、救災救護指揮中心)、大直檔案室永久檔案整理業務及檔案銷毀業務。
  2. 檔案室附件另存系統管理及資料更新。
  3. 辦理年度檔案卷盒採購及小額採購業務。
  4. 辦理公文影像檔案管理系統維護作業。
  5. 辦理檔案應用宣導活動及相關業務。
  6. 辦理局本部7樓及B2樓、大直分隊5樓、東湖分隊4樓、舊莊分隊6樓等庫房及檔案室之硬體設施維護及管理;義消古亭分隊及劍潭分隊檔案室硬體設施規劃與管理。
  7. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6078
黃書記 1
  1. 辦理歸檔公文檔案管理業務(綜合企劃科、會計室、訓練中心、第四大隊)。
  2. 辦理年度檔案清查作業。
  3. 協助承辦人機密檔案解降密。
  4. 檔案庫房溫溼度與每日例行性檢查紀錄。
  5. 辦理替代役管理業務。
  6. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6076
唐書記 1
  1. 辦理歸檔公文檔案管理業務(火災預防科、秘書室、督察室)。
  2. 協助辦理年度檔案清查作業。
  3. 協助承辦人機密檔案解降密作業。
  4. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6066
工友
羅先生
支援人力
  1. 辦理全局公文郵寄作業。
  2. 辦理市府、消防署交換公文作業。
  3. 辦理送會市府各局處公文之事項。
  4. 辦理送批急件公文事項。
  5. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6071
施科員 1 支援局長室 27297668轉6008
公關事務股
職稱 預算
員額數
工作項目 聯絡電話
股長
吳秋菊
 
1
  1. 綜理公關事務股業務。
  2. 研考一條鞭人員,綜理管考業務。
  3. 市政會議資料及主秘會議資料接收、整理及市長裁指示事項追蹤列管。
  4. 永續發展委員會、海綿城市相關事宜。
  5. 需跨機關協調或權責爭議案件調查列管。
  6. 防災演習接待工作規劃、119慶祝大會接待及其他準備工作。
  7. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6085
邱書記 1
  1. 中央一般性基本設施補助計畫及年度施政計畫管考、查證及評核。
  2. 年度關鍵績效指標評核及年度策略地圖暨平衡計分卡編修及管考。
  3. 機關業務相關團體座談會管考、友善英文城市及英文新聞稿審稿。
  4. 市政白皮書管考及員工滿意度分析報告。
  5. 內部控制風險評估。
  6. 研考一條鞭相關案件(窗口)。
  7. 其他臨時交辦事項。           
27297668轉6042
張書記(受訓)由陳約僱書記代理 1
  1. 年度施政計畫研擬及管考、施政報告、績效報告及大事紀。
  2. 消防局年報、臺北市年鑑、政府出版品管理、臺北畫刊、Upaper相關公文。
  3. 影視協拍及新聞業務(含觀傳局交辦業務、發言人室業務)。
  4. 雙北合作交流平台、北基、北宜、北桃合作案。
  5. 城市競爭力、國內外城市評比、雜誌調查、市政建設相關民意調查。
  6. 公關事務及市政行銷業務。
  7. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6082
甘科員(留職停薪)由劉約僱科員代理 1
  1. 議會業務(含開議準備工作【如秘書處調查審議案、研考會通知更新前次會期資料等】、議會報告及質詢資料提報及側記、議會案件交辦、列管。
  2. 本府首長共識營。
  3. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6083
書記
(待補)由陳約僱書記代理

 
1
  1. 單一陳情系統、消防局信箱及市民論壇、密機信件及局長室交辦案件處理及列管。
  2. 監察案件處理、列管。
  3. 區里建議案件管制。
  4. 預算執行進度列管。
  5. 公民參與業務專責窗口。
  6. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6048
魏科員 1
  1. 向往來銀行申請開戶、印鑑變更。
  2. 二代健保個人負擔申報。
  3. 辦理各項所得扣繳申報。
  4. 收押標金、履保金、保固金並開立相關收據。
  5. 依會計室開立支出憑證開具支票支付。
  6. 款項收入及撥付事宜。
  7. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6089
傅隊員 支援人力
  1. 薪資管理:員工薪津、年終獎金、考績獎金、晉級補發、休假相關補助費、及其餘各項補助費。
  2. 代扣繳薪資及各項轉發費用。
  3. 收押標金、履保金、保固金並開立相關收據。
  4. 依會計室開立支出憑證開具支票支付。
  5. 款項收入及撥付事宜。
  6. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6084
鄭隊員 支援人力
  1. 現金、票據、收據、有價證券之收付及保管。
  2. 至銀行辦理各項繳款及提領事宜、款項收入及撥付事宜。
  3. 每日收支傳票之登帳、結帳及對帳。
  4. 出納業務日報表、月報表及帳務差額解釋表。
  5. 收押標金、履保金、保固金並開立相關收據。
  6. 設定郵局及銀行匯款及上傳文件。 
  7. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6087
曾辦事員 1
  1. 議會業務(含開議期間各類通報、議會備詢資料彙整、議會敘獎簽辦及議員參訪事宜)
  2. 彙整市長裁指示事項、局(週)報主席指裁示事項、員工座談會及消防員工作權益促進會列管事項。
  3. 精實管理及零基預算。
  4. 其他臨時交辦事項。
27297668轉6043
劉辦事員 1 支援綜和企劃科 27297668轉6532
林科員 1 支援會計室 27297668轉6043